PREGUNTAS FRECUENTES

Cuestiones de los clientes de Financix ERP

Cuestiones Generales


Tengo instalado Financix ERP One y la he probado con datos reales. ¿Pierdo esos Datos al actualizar a Financix ERP?

No hay ningún problema. Con Financix ERP, independientemente de la versión que utilice, siempre puede cambiar a cualquier otra versión sin perder absolutamente ninguno de sus datos, incluso se respeta toda la parametrización de las Empresas con las que trabaje.

Tengo Financix ERP One. ¿Puedo trabajar desde casa?

Para trabajar en remoto ha sido especialmente concebida las versión Financix ERP. Aun así, es posible trabajar en remoto con la versión One. Para ello es necesario utilizar escritorio remoto o uno de los muchos programas que permiten conectarse a su PC en remoto, por ejemplo Teamviewer. Recuerde que para conectarse de esta manera, el PC donde tenga instalado Financix ERP One debe estar encendido y ningún usuario podrá estar trabajando al mismo tiempo.

¿Cómo se garantiza la confidencialidad de mis datos si contrato Financix ERP?

En primer lugar, los datos de su empresa residen en una zona exclusiva para usted en el servidor. Nadie ajeno a su organización podrá acceder a esta zona. Sólo podrán acceder a la aplicación aquellos usuarios que usted decida y con los permisos que usted conceda. Es decir, cada usuario de la aplicación sólo puede realizar aquellas tareas que se le han encomendado.

Necesito una funcionalidad específica no incluida en Financix ERP. ¿Es posible solicitar su desarrolo?

Sí, es posible, pero tenga en cuenta que Financix ERP es un producto estándar, cualquier modificación o añadido a su funcionalidad podría perjudicar a otros usuarios. Por este motivo, una vez que recibamos su solicitud valoraremos el posible impacto que tenga sobre el producto, y si consideramos que se trata de una mejora para el mismo, lo implementaremos en una próxima versión. En el caso de que se trate de una funcionalidad que pueda perjudicar a otros usuarios o únicamente utilizable por usted, le presentaremos un presupuesto adecuado a sus necesidades.

En los campos de tipo texto (texto plano libre sin limitación de tamaño), si se quieren escribir varias líneas, al pulsar Retorno de Carro se sale del campo. ¿Es correcto?

Sí. Los campos texto funcionan como campos de múltiples líneas. El retorno de carro se usa en el formulario para aceptar o avanzar controles, y en un campo texto al pulsar retorno de carro se avanza al campo, lógicamente como cualquier otro campo del formulario. Pero todo tiene solución. Usaremos la combinación de teclas Ctrl-M para saltar de línea en un campo texto. Es decir, cuando quiera saltar línea en un campo texto debe pulsar Control-M, que es la tecla estándar de retorno de carro.

En los campos que apuntan a un fichero maestro o de catálogo, si se teclea un código que no existe, no permite salir del campo. ¿Cómo se puede actuar en este caso?

La solución es borrar el contenido del campo, lo que nos permitirá salir del mismo. Además, tener en cuenta que si un campo de este tipo efectúa un control en la pérdida de foco, y la verificación detecta que no es correcto, para poder salir del campo hay que borrar el contenido del mismo. Esto debe ser así, puesto que el campo quedaría con un valor inconsistente.

¿Cómo se realiza la captura de un campo fecha?

Se pueden usar las flechas para desplazarnos de día en día en cualquier dirección, o bien teclear la fecha completa. En este último caso se puede actuar de dos formas, una es teclear 020212 y nos lo convierte correctamente al 2-Feb-2012, y otra forma es usar dia/separador/mes/separador/año, siendo separador cualquier carácter como la coma, guion, punto, etc. pero en este caso el año no se convierte puesto que asume dia, mes y año tal y como se teclea, de tal forma que si tecleamos 02/02/12 lo convierte a 2-Feb-12. Debieramos en este último caso escribir los cuatro dígitos del año.

¿Se puede actuar sobre la funcionalidad de las presentaciones preliminares?

Las presentaciones preliminares de informes son una funcionalidad de Windows y no tenemos ningún control sobre ellas, es decir, cuando se marca Presentación Preliminar, será Windows quien lo gestione sin posibilidad de modificar dicha funcionalidad.

Cuestiones de Contabilidad


En Alta de Asiento la tecla Graba y Actualiza (F12) nunca está activa ¿Es correcto?

No está activa porque la Empresa tiene definido la Actualización automática de Asientos, luego al pulsar F3 se graba y actualiza el Asiento, por lo que la otra opción está inactiva.

En el Asistente de Alta de Asientos existe, dentro de la pestaña de partidas, una opción Borra Partidas marcadas (F6) que nunca está activa. Por otra parte existe en el cuerpo del asiento una opción Baja de Partidas (F4) ¿Es una opción duplicada?

No. La opción del Asiento Baja de Partidas borra todas las Partidas del Asiento. La opción Borra Partidas marcadas borra las Partidas que tengamos marcadas en la Rejilla multiselección. No se te activa mientras no se marque alguna.

En Alta y Edición de Partidas Contables ¿Qué acción realizan las opciones Cuadra Partida (F6) y Calcula Saldos (F4)?

La opción Calcula Saldos F4 calcula el Saldo de la Cuenta de la Partida a fecha del Asiento y se muestra en la pestaña Datos de la Cuenta. La opción Cuadra Partida F6 modifica el Importe y Tipo del Apunte para intentar cuadrar el Asientos.

En Empresa/Parámetros ¿A qué se refiere el parámetro Permite desactualizar Asientos Críticos?

Son Asientos Conciliados y Asientos de IVA Liquidados o presentados en Declaraciones.

¿Qué ocurre si volvemos a dar el Alta de una Cuenta Contable que ya existe?

Cuando se da un Alta de Cuenta, al aprobarla no lo permite por clave duplicada. Además, si el nivel anterior de la cuenta tiene definido Tipo de Auxiliar, no se pueden dar de alta cuanta de último nivel, debiendo realizarlo mediante las Entidades Auxiliares.

En el Balance de sumas y saldos (piramidal) ¿para qué sirve el Nivel de Cuentas Final, si aparentemente solo actúa el Nivel de Cuentas Base?

El Nivel Base es desde donde se empiezan a pintar las Cuentas, y sobre ese Nivel se seleccionan las Cuentas del informe. El Nivel Final indica hasta donde se van a pintar las cuentas, y tiene que ser igual o superior al nivel base. Probarlo con diferentes niveles y se verán las diferencias.

En Alta de Asientos contables al meter la Contrapartida no se activa el botón de Alta, estando todos los datos correctos. ¿Qué falta?

Si se tiene activada la Composición de Saldos en la Empresa, y alguna de las cuentas (la Cuenta de la Partida o la Cuenta de la Contrapartida) la tiene activa, hay que meter el o los Documentos asociados. Mientras no se tecleen el botón de Alta no se activa.

Cuestiones de Tesorería


Quisiera tener un campo para indicar la Cuenta de Tesorería donde el Cliente debe hacer la transferencia bancaria para el cobro de una factura. Cada cliente puede realizar la transferencia a una Cuenta de Tesorería distinta.

Hay un campo en la Localización de Tesorería del Cliente, que define la Cuenta de Tesorería de la Empresa donde debe hacer las transferencias dicho cliente. Este dato se imprime en las facturas.

En la Localización de Tesorería ¿Qué indican los campos CESCE, VAT?

VAT es Value Added Task y es un impuesto que se usa en la CEE. CESCE es una empresa llamada Compañía Española de Seguros de Crédito a la Exportación. Esto se usa para las Compras comunitarias y las Ventas Extranjeras, pudiendo ser impreso en algún documento.

¿Por qué existe una casilla de Adeudos Domiciliados (Recibos) en la Localización de Tesorería de Clientes si ya se controla con una forma de cobro de tipo Recibos?

No tiene nada que ver. La forma de cobro define la posibilidad de ser gestionada mediante Recibos Domiciliados, pero es en la Localización de Tesorería del Cliente donde se marca si se le pueden realizar remesas de Adeudos Domiciliados. Si no está marcada, por mucho que los Vencimientos tengan una forma de cobro de tipo Recibos Domiciliados, nunca se podrá incluir dichos vencimientos en un cuaderno SEPA 32.

Cuestiones de Compras


Proceso de Compras ISO-9000 (I)

Un proceso de compras ajustado a la norma ISO-9000 debería contemplar las siguientes etapas y aspectos:

1. Selección de proveedor. Las empresas deben disponer de un listado de proveedores seleccionados. Todas las compras realizadas por la empresa deben realizarse a estos proveedores. Se deben establecer los criterios a cumplir por los proveedores para estar en este listado. Pueden ser: disponer de certificaciones o acreditaciones, ser único proveedor o proveedor oficial, superar un cuestionario, ser un proveedor histórico, etc.

Proceso de Compras ISO-9000 (II)

2. Solicitud de pedido. La organización debe establecer la metodología y responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores. Estos pedidos de compra deben identificar con detalle los productos solicitados, el número de unidades, los precios, los plazos y todas las características que la organización considere oportuno.

Proceso de Compras ISO-9000 (III)

3. Inspección en recepción. Los productos entregados por los proveedores deben ser verificados antes de ser incluidos en los procesos de la organización. La empresa debe establecer la metodología de inspección y dejar registros de la misma. Ejemplo de metodología: Comprobación física de que el número de bultos y referencias coinciden con las presentes en el albarán y, después, realizar una inspección documental, verificando que la información presente en el albarán se corresponde con lo realmente solicitado. Todo error detectado será tratado como una incidencia o no conformidad dentro del sistema de gestión de la calidad.

Proceso de Compras ISO-9000 (IV)

4. Evaluación de proveedores. La empresa debe evaluar periódicamente (al menos una vez al año) el comportamiento de sus proveedores. Una forma sencilla de realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor, este incide puede ser el resultado de dividir el número de incidencias o no conformidades de cada uno de los proveedores entre el número de pedidos servidos. Los datos de evaluación deben ser incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta información en el momento de elegir a un proveedor.

Cuestiones de Presupuestos


En Presupuestos – Alta de Presupuestos Contables por Centros de Coste ¿Qué función realiza la tecla Actualiza Datos Incompletos (F11)?

Es una opción que actualiza los Totales por Ratio si se captura sobre Totales, o actualiza los Totales si se captura sobre Totales por Ratio. Los Totales se actualizan automáticamente, pero este botón realiza la acción de forma manual para que pueda ser visualizado el resultado final. No hace falta utilizarlo casi nunca.

En Gestión de Presupuestos Contables, cuando marcas ejercicio actual o el ejercicio anterior, no los selecciona hasta que no se pulsa el tabulador. ¿Es correcto?

Es correcto. La pestaña muestra los Saldos del Ejercicio anterior, para que se comparen con los Presupuestos del Ejercicio que se está tratando. Se usa para ayudar a la captura del Presupuesto. Los campos tienen dos eventos: Gana foco y pierde foco. Gana foco cuando se posiciona en el campo antes de cualquier tecleo de datos, y pierde foco cuando sale del campo (normalmente con tabulador o marcando en otro campo). En este caso el evento se lanza al perder el foco, que es cuando se activan los saldos.

Cuestiones de Auxiliares


¿Cómo funcionan las Localizaciones de una Entidad Auxiliar? (I)

Vamos a dividir los Auxiliares en sus diferentes tipos:

Clientes/Proveedores. Estas Entidades Auxiliares tienen un NIF que es el principal que se usará en Cuentas e IVA. El Auxiliar debe tener una Localización Base Común y Principal. Si se gestionan Cobros/Pagos deberá tener una Localización de Tesorería. Si queremos comprar o vender a la Entidad Auxiliar debemos tener una Localización Comercial. Si queremos realizar entregas/recogidas en diferentes localizaciones geográficas, podemos crear Localizaciones de Entrega/Recogida. Todas ellas como Principales. También podemos crear Localizaciones que no sean Principales.

¿Cómo funcionan las Localizaciones de una Entidad Auxiliar? (II)

Financiero-Bancos. Estas Entidades Auxiliares tienen un NIF que es el principal que se usará en Cuentas e IVA (en caso de facturaciones que lleven IVA). El Auxiliar debe tener una Localización Financiero-Bancos de tipo Principal. También podemos crear Localizaciones que no sean Principales. Este tipo de Localización es la única admitida en este Tipo de Auxiliar. Estas Entidades Auxiliares representan las Cuenta de Tesorería de Bancos o Caja con las que trabaja la Empresa.

¿Cómo funcionan las Localizaciones de una Entidad Auxiliar? (III)

Empleado-Nómina. Estas Entidades Auxiliares tienen un NIF que es el principal que se usará en Cuentas e IVA. El Auxiliar debe tener una Localización Empleado-Nómina y Principal. Como se le van a gestionar Cobros/Pagos deberá tener una Localización de Tesorería. También podemos crear Localizaciones que no sean Principales.

¿Cómo funcionan las Localizaciones de una Entidad Auxiliar? (IV)

Código de Analítica. No usado actualmente.
Otros no relacionados. Utilizado para codificar Entidades Auxiliares que no respondan a los criterios anteriores. Solo admite Localizaciones de Base Común.

En Alta de Entidades Auxiliares, cuando nos pide el Código de la Entidad ¿Es posible que nos mostrara el siguiente código libre para ese Tipo de Auxiliar?

En la Empresa existe un parámetro Solicita Código Personal en Auxiliares, que estando marcado solicitará al Usuario que digite manualmente el Código Personal (numérico) del Auxiliar, mientras que estando desmarcado asignará de forma automática el Código Personal. La aplicación asigna el Código automático posterior a la acción del Alta (salvo en la versión One), por lo que no será visualizado hasta después de esta acción. Pero si el Usuario decide parametrizar en la Empresa que sea él quien asigne el Código, simplemente debe teclearlo.

Para una Entidad Auxiliar del tipo Cuentas de Caja (Financiero–Bancos) solicita localización geográfica, Tipo de Documento y NIF ¿Es correcto?

Este Tipo de Auxiliar está definido como Financiero-Bancos, por eso solicita esos campos. En este caso lo usamos para las cuentas de Caja de la Empresa, pero sigue siendo un Auxiliar Financiero. En necesario para usarlo en Tesorería, e identifica las Cuentas de Tesorería de Caja de la empresa. Le asignamos los datos de la localización geográfica de la Empresa, ponemos el NIF como 0000000*, de tal forma que nos permita grabar la Localización, pero no se usarán para nada. Darse cuenta que una Empresa utiliza muy pocas cuenta de caja, por no decir solo una.

Cuestiones de Almacén


En Alta de Referencia de Almacén ¿controla la relación lógica entre Unidad de Medida y Unidad de Compra?

Para controlar esa relación existe un fichero que relaciona una Unidad de Medida con otra, y esa relación es la que define el valor de transformación de una unidad a otra. Las unidades las define el Usuario, y debe preocuparse de definir sus transformaciones a otras unidades de medida. Permite por ejemplo que la unidad de medida sea metros cúbicos y comprar en lineales, aspecto que no parece lógico, pero que debe controlar el usuario. Podría ser lógico comprar en libras inglesas y que su unidad de medida fueran kilogramos ya que las dos son medidas de peso.

Cuestiones de Inmovilizado


¿Qué son los Datos Generales de un Bien que se definen en la Naturaleza?

Los Datos Generales (de 1 a 6) dependen de la Naturaleza del Bien, y son parametrizables en la misma (su texto de petición). Son datos adicionales a la descripción del Bien, y dependen de la Naturaleza del mismo. Ejemplo, para Software puedo pedir Número de Licencia, Departamento que lo usa, Sistema Operativo, Mantenimiento Anual, etc. pero para una Maquinaria puedo pedir el Número de Serie, el Peso, el Volumen, etc.

En el Proceso de Amortizaciones, si está marcada la casilla Genera Contabilización del proceso, no se activa el botón de Amortización. ¿Cómo se activa?

Se debe meter el Concepto contable, y en ese momento se activa el botón.