• Consideraciones (II)

    Consideraciones a tener en cuenta para la adquisición de un ERP. PARAMETRIZACIÓN. ADAPTABLE. MODELABLE. APRENDIZAJE Y FORMACIÓN DE USUARIOS. ADMINISTRACIÓN SENCILLA. MANTENIMIENTO INTEGRAL.

Aspectos especiales de FINANCIX ERP

Cuadernos SEPA. Amortizaciones de Inmovilizado. Composición de Saldos por Documento. Salida parametrizada a CSV.

Gestión de Cuadernos SEPA

Gestión automática de Remesesas de Pagos (Norma 34 y 68) y Cobros (Norma 19 y 32) para envío a la Entidad Financiera.

Amortizaciones de Bienes

Proceso automático de Amortización Real y Fiscal de Bienes de Inmovilizado. Diferencias Temporales. El Proceso es completamente reversible.

Composición de Saldos

Permite gestionar los Saldos por el Documento Contable de la Partida, de tal forma que se realiza un control de saldos vivos en Clientes (Cobros) y Proveedores (Pagos).

Salida a formato CSV

Muchos Informes permiten su obtención en Formato CSV. Los Asientos y Facturas de Compra/Venta permiten definir los Campos y Orden del formato CSV (Parametrizable)

Consideraciones para la toma de decisión en la adquisición de un ERP

PARAMETRIZACIÓN
Definición: La parametrización es un verbo que no existía en el Diccionario de la Lengua Española, pero aplicando la definición de parámetro, podíamos describirlo como ?la acción de usar parámetros?, siendo el parámetro ?una variable que, en una familia de elementos, sirve para identificar cada uno de ellos mediante su valor?. En un entorno de aplicación informática, es la capacidad de poseer los mecanismos internos para adaptarse a las diversas necesidades del usuario.
Comentario: Las capacidades de parametrización del aplicativo nos van a permitir adaptar el funcionamiento del mismo a las características de nuestra organización. La parametrización puede existir, pero debemos tener en cuenta los costes en cuanto al personal y formación necesaria para llevarla a cabo, muchos paquetes son tan complejos que su parametrización solo puede ser realizada por expertos de elevadísimos costes.
ADAPTABLE. MODELABLE
Definición: Adaptar es ?hacer que un objeto o mecanismo desempeñe funciones distintas de aquellas para las que fue construido?. Modelar es ?configurar o conformar algo no material?. Capacidad de modelarse para cubrir las necesidades funcionales de la organización. Posibilidad de que el software realice funciones distintas de aquellas para las que fue diseñado.
Comentario: Es uno de los argumentos de marketing más utilizados en la comercialización de este tipo de productos. No nos llamemos a engaño, el software, por mucho que quiera dotársele de inteligencia artificial, es un sistema absolutamente rígido e inflexible, la adaptabilidad está enmascarada detrás de enormes volúmenes de código, que se traduce en unos procesos sumamente frágiles y que poseen una rigidez que muchas veces los hacen utilizables solo de una forma o manera. La adaptabilidad solo se consigue escasas veces con milagros por obra y gracia de los geniales programadores que escasean como los diamantes, obtenida tras una funcionalidad y un código casi perfecto, que asume la enorme belleza de un programa, por lo menos, blindado ante futuras necesidades del usuario o que, incluso ya cubre posibilidades que no se habían contemplado.
Como la realidad nos dictará que no se van a cubrir alguna o muchas de las necesidades, bien por falta de parametrización o bien por no cubrir la funcionalidad en el área determinada, por lo menos debe permitir su adaptación con costes bajos, cubiertos en muchos casos por el mantenimiento, y en tiempos muy ágiles de respuesta a la necesidad. Muchas veces no se estiman los costes que la organización va a tener que soportar por adaptar el software a su forma de trabajo. Muchas empresas basan su política de beneficios en los ingresos que les genera este tipo de productos.

APRENDIZAJE Y FORMACIÓN DE USUARIOS
Definición: El sistema debe ser de fácil aprendizaje y con un sistema de formación completo, corto y en cierto grado automático y auto guiado.
Comentario: Este punto se define por sí mismo. El software debe ser uniforme, entendiendo por uniforme el similar comportamiento funcional en todas las situaciones y procesos, de tal forma que facilite considerablemente el aprendizaje del mismo. Profundicemos un poco en sus implicaciones. Hemos visto en el punto sobre la administración del sistema la necesidad de asumir poco personal informático en la empresa. Por otro lado, el personal que solo va a ser usuario del paquete (la mayor parte del personal de la organización solo será usuario) debe trabajar con paquetes sencillos, donde los costes de formación sean bajos o inexistentes, al ser productos que sé auto enseñen conociendo las premisas básicas del negocio. Otro punto importante es la operatividad (capacidad de manejo); muchos paquetes ofrecen traumas en este terreno, haciendo que procesos similares se comporten de cara al usuario de forma distinta, lo que produce el desconcierto o la necesidad de más formación. Esto se debe a la falta de criterio, a la falta de estandarización y al gran número de personas que trabajan en el desarrollo de estos paquetes y que no son coordinadas de forma óptima. Volvemos al origen, el equipo de desarrollo, causa de casi todos los problemas y casi todos los éxitos.
MANTENIMIENTO INTEGRAL
Definición: El Mantenimiento es el ?conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que instalaciones, edificios, industrias, sistemas, etc., puedan seguir funcionando adecuadamente?. Disponer de una respuesta sólida a cualquier problema en un plazo inmediato y ágil, a todos los niveles, y con la posibilidad de utilizar mantenimiento remoto.
Comentario: El mantenimiento de los aplicativos de una organización es la mejor forma de no asumir riesgos innecesarios que siempre aparecen. Lo malo es que la calidad de los mantenimientos ofrecidos es muy baja: falta de cualificación del personal, las empresas infravaloran estos servicios y ofrecen salarios muy bajos; tiempos de respuesta inaceptables; procesos de filtros de consulta y resolución demasiado complejos; falta de blindaje de los programas; caídas del sistema; y un largo etcétera que sería interminable. Todo el mantenimiento de un aplicativo debe sustentarse en una elevada cualificación del personal que atiende ese servicio. No hay más que acudir a las ofertas de empleo del sector, o utilizar alguno de los mantenimientos que nos ofrecen grandes corporaciones, para comprobar la calidad del mismo. Retomamos la tremenda paradoja del sector, se forman a malos programadores para desarrollar proyectos siempre deficientes, y no se forman buenos especialistas en el mantenimiento y soporte a las bases de productos instaladas, que son las que realmente deben ser dar la continuidad a la calidad ofrecida por dichos productos.

ADMINISTRACIÓN SENCILLA
Definición: Requerimientos de tareas de control, revisión, optimización y mantenimiento del software instalado. Análisis de las necesidades de personal cualificado.
Comentario: Este es un punto crítico de los sistemas de información. El aplicativo no debe requerir especialistas para su control, y en muchos casos ni siquiera debe requerir ningún tipo de administración. No debe necesitar personal informático para su administración. Las empresas deben dedicarse a su propio negocio, poseer profesionales que dominen las técnicas funcionales que hacen cumplir los objetivos para los que ha sido creada la empresa. Cierto es que los sistemas de información son básicos en el funcionamiento del negocio, pero mantener un departamento de informática o sistemas no es rentable, primero por los costes y después porque las tecnologías cambian con ritmo frenético y mantenerlos formados incrementa los costes. La técnica del ?outsourcing? pretende paliar este problema, derivando esas necesidades informáticas a empresas externas, y centrando sus esfuerzos en el propio negocio. Pero todo esto no elimina la necesidad de que los sistemas sean de sencilla administración. Los fabricantes han practicado la política de crear sistemas cada vez más complejos. Al final lo único que consiguen es que ese personal se convierta en el dios de la empresa, o que una vez formado emigre hacia salarios más interesantes.
Tenemos que intentar que el software adquirido necesite una administración que pueda ser asumida por personal propio de la organización, sin necesidad de acudir al mercado para la contratación de personal cualificado o a una formación costosa del personal propio; incluso debemos pretender que el aplicativo se auto administre. Las herramientas de diseño tendrán una influencia enorme en las necesidades de administración, y la robustez y diseño óptimo deben sobre otros aspectos. Las herramientas y las tecnologías son tremendamente cambiantes, y nos son impuestas por el mercado y los fabricantes, no por la calidad de las mismas. Existen herramientas tremendamente probadas, sólidamente consolidadas, maduras, productivas y robustas que prácticamente se auto administran.