• Consideraciones (I)

    COMPLETO. INTEGRADO. COSTES DE IMPLEMENTACIÓN. CAPACIDAD DE USO. FIABLE. RÁPIDO. REDUNDANCIA.

Aspectos especiales de FINANCIX ERP

SII (Sistema Inmediato de Información) de la AEAT. Criterio de Caja. Conciliación Bancaria. Gestión Documental y Autorizaciones de Pagos.

SII de la AEAT

Gestión completa y automática del SII de la AEAT. Control de Envío y Validación de Remesas. Consulta de Datos enviados.

Criterio de Caja

Incorpora la gestión de Criterio de Caja de forma totalmente automatizada, transparente para el usuario, e integrada en todas las gestiones involucradas.

Conciliación

Alimentada desde la Norma 43, dispone de un potente proceso de Conciliación, que refleja de forma exacta el estado de los movimientos contables y los movimientos Bancarios.

Documental

Gestión Documental donde se puede incorporar cualquier tipo de Fichero o Documento a Asientos, Impuestos o Tesorería. Permite asociarlos con Autorizaciones de Pagos.

Consideraciones para la toma de decisión en la adquisición de un ERP

COMPLETO. INTEGRADO
Definición: Calidad de íntegro, que tiene todas sus partes y completa un todo con ellas. En su traslación informática, debe cubrir el mayor número posible de áreas dentro del perfil administrativo y financiero de la organización. Debe integrar a los departamentos involucrados, de forma que elimine la redundancia y los procesos repetitivos, facilitando la comunicación entre los mismos.
Comentario: Conseguir un software de este tipo que cubra, sin necesidad de desarrollos a medida, todos los procesos administrativos y financieros de la organización es, en la realidad, una utopía, debiendo intentar cubrir las áreas fácilmente identificables como estándar, y analizar el resto para determinar el alcance de la adaptación. Los paquetes que ofrecen cubrir cualquier aspecto o área, o bien simplemente no dicen toda la verdad, o no hacen más que cargarlo posteriormente en horas de consultoría y muchas veces a costa de cambiar normas de funcionamiento y hacer que los procesos se lentifiquen. Examinar si existen dos gestiones comerciales iguales. Como no podemos encontrar el sistema óptimo y completo, debemos verificar la capacidad de adaptarse a nuestras necesidades (parametrización) y la posibilidad de ser modificado y ampliado para cubrir las áreas no incorporadas al producto (adaptable y modelable). No debemos dejarnos llevar por las afirmaciones de los fabricantes, puesto que estas no están acordes con la realidad, como es fácilmente demostrable. La incredulidad en este terreno es una buena terapia.
COSTES DE IMPLEMENTACIÓN
Definición: El coste es el gasto realizado para la obtención o adquisición de un bien o de un servicio. El coste de implementación, como suma de la adquisición de la licencia del aplicativo, más los servicios necesarios para la puesta en marcha completa del mismo (instalación, formación, parametrización, carga inicial de datos, desarrollo adicional y a medida, y mantenimiento), debe estar ajustado en unos niveles acordes a unos parámetros de calidad, bajo coste y servicio integral.
Comentario: Las barbaridades que se cometen en la comercialización de este tipo de productos están a la orden del día, y no es cuestión de poner ejemplos, que cualquier responsable de organización ha tenido que sufrir en la búsqueda de sus soluciones informáticas. Precios sin sentido, consultorías astronómicas, costes de hardware sobredimensionados por la incapacidad del software, licencias adicionales necesarias que además poseen precios acordes al aplicativo que van a servir, costes en tiempos de implementación altísimos, cientos de horas de servicios de consultores y un sin fin de aspectos que se van sumando y producen un resultado final de costes gigantescos. Los proveedores de este tipo de productos y licencias son macro organizaciones que repercuten costes acordes en sus productos. ¿No será mejor optar por productos igualmente consolidados, pero dentro del software libre y con pocos profesionales muy cualificados y de coste asequible? Usted tiene la respuesta, pero antes de optar por aplicativos de mucho nombre y mucho coste, profundice en estas ideas.

CAPACIDAD DE USO
Definición: Usar es ?hacer servir una cosa para algo?. Si lo aplicamos a los entornos de información, la capacidad de uso permite a una entidad o aplicativo ofrecer unas prestaciones elevadas con una sencilla operatividad. Grado de utilización del aplicativo dentro de su entorno completo, y posibilidad de aislamiento del entorno del usuario, asumiendo sencillez y coherencia.
Comentario: Hace falta mucha coherencia en la funcionalidad que garantice la usabilidad del producto. Muchas veces los aplicativos son como unos monstruos intratables, te absorben al ofrecer unas inmensas posibilidades de trabajo y de entorno, cuando lo que el usuario quiere es que sus procesos básicos sean ágiles, flexibles, sencillos y no le compliquen más la vida. Estos aplicativos se cargan la usabilidad en aras de la grandeza. Son capaces de establecer arquitecturas, motores, núcleos, capas, componentes, y una larga lista sin fin, y lo que el usuario quiere, por ejemplo, es que sus asientos contables sean absolutamente controlables, parametrizables, ágiles y operativos; luego pueden ofrecerle todos los adornos que quieran, pero el grado de usabilidad y satisfacción se mide por la facilidad y control ofrecido al usuario. Muchas veces somos víctimas de la prepotencia que lleva involucrada la forma de trabajo de esos aplicativos, diseñada por gente muy poco cercana a la realidad.
Otro aspecto importante es la posibilidad de aislar el entorno de trabajo del usuario, dotándole de una operativa clara, concisa, y sin posibilidades de error. Deberíamos buscar una elevada usabilidad de los aspectos que nos interesen del aplicativo, y poder aislar al máximo los procesos básicos de usuario.
FIABLE
Definición: Fiable es ?la capacidad de ofrecer seguridad o buenos resultados, siendo creíble, fidedigno y sin error?. Robusto. Sin agujeros. En palabras llanas: ?que no falle ni siquiera por un mal uso?. Sin problemas de funcionamiento en cualquier vertiente y cualquier acción del operador.
Comentario: Muchos de los sistemas, por no decir todos, no son fiables. El tiempo necesario para su mantenimiento se incrementa considerablemente debido a que muchas veces la complejidad de los procesos introduce fallos no descubiertos en la programación, dándose al final las condiciones necesarias para la aparición del mismo. La integridad de la información no existe, ya no hablemos de integridad referencial, que muchas veces es desconocida o irreversible. La pérdida de integridad en la información de las bases de datos es directamente proporcional al cuadrado del número de componentes del equipo de desarrollo, cuantas más personas lo integren, más dispersión de la información existirá. Si en un sistema es necesario utilizar copias de seguridad para reponer datos a estados originales, el sistema no sirve. Por ultimo quiero hacer resaltar un detalle importante: el elemento más valioso de la cadena de producción es el programador que a su vez debe ser analista, y las políticas de las empresas no priman precisamente a los programadores. La fiabilidad de los productos finales se resiente. No existen escrúpulos en los fabricantes a la hora de sacar sus productos, prima antes el mercado y la venta, que la fiabilidad y la calidad.

RÁPIDO
Definición: Rápido es ?algo que se mueve, se hace o sucede a gran velocidad, muy deprisa?. Los procesos deben ser ágiles, sea cual sea el número de registros procesados. Por agilidad se entiende la respuesta inmediata, o minutos en un proceso complejo y de gran volumen.
Comentario: Es notorio que muchas veces el software necesita de impresionantes configuraciones de hardware para que tenga una respuesta aceptable, cuando cualquier ordenador domestico es capaz de llevar la gestión de una empresa de tamaño medio. La tremenda paradoja: son los fabricantes de hardware los que proporcionan rapidez a los procesos desarrollados por los fabricantes de software. Se utilizan herramientas que no son óptimas, pero que representan una fuente de ingreso para los desarrolladores de tales herramientas y para los intermediarios de la cadena de venta. El software está a años luz del hardware y muchas veces solo grandes ordenadores con capaces de correr software en tiempos de respuesta rápidos ¿Por qué el software se hace tan incomestible?, por dos razones: la elección de las herramientas del software (lenguaje, generadores, bases de datos,..) y la baja calidad de desarrollo del software. La rapidez de un proceso se mide por tres vías: la funcionalidad y diseño del programa, el lenguaje y herramientas utilizadas, y el sistema de acceso a las bases de datos.
REDUNDANCIA
Definición: La redundancia tiene dos definiciones, una sería: ?sobra o demasiada abundancia de cualquier cosa o en cualquier línea?, y otra: ?repetición o uso excesivo de un concepto?. Un sistema funcionalmente no redundante es aquel que evita las duplicidades o abundancia de información, la segregación de procesos, y las capturas separadas y múltiples, permitiendo que ciertas entidades sean generadas de forma transparente y automática entre los diferentes módulos.
Comentario: Cuando se manejan miles de datos diferentes, muchos de ellos relacionados, junto con cientos de procesos que los tratan, si no se actúa desde el más sublime control y la absoluta perfección técnica, es muy fácil que se dupliquen ciertos datos, se repitan o atomicen los procesos que los tratan, y se produzca un determinado nivel de redundancia de la información, muchas veces sin que el propio equipo de desarrollo tenga constancia de ello, lo que es mucho más dramático para el usuario final. En el mejor de los casos solo se producirán pérdidas de tiempo en los procesos administrativos, pero es posible que también se produzcan pérdidas de integridad referencial, que la información se disperse de tal forma que sea muy difícil su control, que se disgreguen las entidades lógicas en multitud de tablas sin relación o control, o que los procesos se compliquen de tal forma que las posibles modificaciones o adaptaciones sean prácticamente imposibles
Debemos ser conscientes de que la redundancia es uno de los problemas más comunes y difusos dentro de los aplicativos de elevado rango y volumen.